COMO RESOLVER OS PROBLEMAS DA COBRANÇA MANUAL?

Publicado em: 07.05.2021

Dependendo do seu número de clientes, a cobrança manual pode atender bem às suas necessidades.

Porém, com o crescimento do seu negócio, você vai perceber que surgem diversas complexidades.

Se você está caminhando neste sentido, se prepare para um cenário com gargalos na operação, erros, desgaste na sua relação com clientes e inadimplência!

Então, para te alertar sobre possíveis dificuldades que podem acontecer na sua operação, este artigo comenta sobre:

• problemas e limitações da cobrança manual;
• solução para a Gestão de Cobranças e Faturamento.

Problemas e limitações da cobrança manual

Primeiramente, quando falamos que, para obter sucesso nas cobranças é preciso ter um processo bem definido, estamos falando da régua de cobrança.

Utilizando este processo junto com boas práticas de cobrança, são grandes as possibilidades de sempre receber em dia.

Infelizmente, operar uma cobrança manual só será possível para situações em que o número de clientes é reduzido. Vou te explicar o porquê.

Em um processo básico de faturamento, você terá que seguir ao menos 6 passos:

• Montar fatura (conferir serviços realizados);
• Gerar boleto/guia de pagamento;
• Emitir nota fiscal;
• Enviar carta de cobrança (anexar os documentos 1, 2 e 3 e enviar por email);
• Registrar o recebível em uma planilha;
• Conferir periodicamente se a fatura foi paga e registra na planilha

Vale salientar que, segundo a régua de cobrança, se o cliente não quitar sua dívida antes do vencimento, você terá que enviar mais mensagens até que o pagamento seja feito.

É bem pior do que podemos imaginar!

Consegue perceber que para um, dois ou até 10 clientes isso pode ser possível? Agora, imagine uma situação para 50, 100, 1000 clientes. Podemos dizer que a dificuldade será exponencial.

Em análises feitas aqui na Fatura Simples, aferimos que, na média, para faturar 100 clientes manualmente, você vai gastar até 3 dias.

Se você possui alta taxa de inadimplência, pode perder até uma semana apenas fazendo cobranças.

Então, três dias de atividades são 15% dos dias de trabalho em um mês. Perceba a complexidade e o custo dessa operação manual. Portanto, para efeito de comparação, existem empresas que mudam de cidade para ganhar 2% de isenção fiscal.

Enquanto isso, a operação de cobranças e faturamento manual pode estar custando mais que 10% da sua capacidade produtiva.

Por isso, alertamos sempre sobre os problemas da gestão de cobranças e faturamento manual. Dada a situação contextualizada acima, os problemas da rotina manual são:

• Difícil organização dos registros, clientes e cobranças;
• Alto custo de tempo (lembre-se dos 15%);
• Erros durante o processo;
• Substituição das atividades diárias por atividades repetitivas de cobrança;
• Alto custo financeiro – funcionários dedicados à atividades repetitivas, inadimplência e etc.

Caso tenha alguma dúvida sobre como organizar a cobrança na sua empresa, faça uma consulta sem compromisso a FZ|BPO e veja como podemos ser úteis para sua empresa. Estamos nesse momento trabalhando em home office, mas nossos consultores estão atendendo normalmente pelo email  bpo@fzbpo.com.br ou via as redes sociais.

Matéria adaptada do portal: https://blog.faturasimples.com.br/ Para ver a matéria na íntegra acesse o link: https://blog.faturasimples.com.br/resolver-os-problemas-da-cobranca-manual/